Essere produttivi è una cosa piuttosto semplice, se sai come farlo. In questo articolo scoprirai le migliori strategie e le tecniche da utilizzare per essere più produttivo ed ottimizzare il tempo a disposizione. Non cercare di seguirli tutti immediatamente. Trova quelli che ti sembrano più adatti e che senti più tuoi, e comincia a praticarli per per almeno 21 giorni (il tempo che è necessario in genere per formare una nuova abitudine).
La produttività è una necessità
Man mano che gli anni vanno avanti, maturo e faccio esperienza (e sì questo è un altro modo per dire che sto diventando vecchio…), mi rendo conto di quanto sia importante sapere gestire il tempo che si ha o, in altre parole, essere più produttivi. Non so te, ma io, da piccolo e fino ai tempi dell’università, ignoravo cosa fosse la sensazione di non avere tempo sufficiente. Sentivo di avere sconfinate praterie di tempo a disposizione e potevo uscire, bighellonare, studiare, fare sport senza sapere cosa fosse la parola stress. Ma le cose cambiano. Succede che finito quel periodo magico, improvvisamente ti ritrovi con l’orrenda sensazione di non avere tempo a sufficienza: l’agenda piena, mille impegni e… Oddio! Sono le 19:00 e devo ancora fare questo, quello e quell’altro!
Presente la sensazione?
In realtà, che i motivi per cui si generano questa sensazioni sono molto semplici:
1- il numero di cose che devi da fare è troppo alto
2- non hai un metodo per gestire gli impegni, o, in altre parole, non sei sufficientemente produttivo.
Proprio per questo, nel corso del tempo mi sono ingegnato per sviluppare una serie di accorgimenti capaci di rendermi in ogni momento più produttivo. Ne ho sperimentate tantissimi, alcuni efficaci, altri così così ed altri, invece, che si sono rivelati boiate colossali.
Quindi, dato che sono un bravo ragazzo, voglio parlarti solo dei primi: i miei personali trip & tricks per essere più produttivo!
1 Fai una pausa!
Per essere produttivi, occorre essere al massimo dell’energia. Setto questo, passare 8-10 ore fermi immobili seduti su una scrivania, non è qualcosa che tiene al massimo la tua energia. Anzi, più si sta fermi, superata una certa soglia, e più si riduce la propria energia e la propria produttività. C’è una spiegazione scientifica dietro a questo: quando le persone stanno troppo sedute, si riduce la formazione dell’enzima lipoproteina lipasi (LPL), che prende il grasso nel sangue e lo trasforma in energia. Il risultato è che, concretamente, hai meno energia, sei meno produttivo e sì, ti stai avviando a diventare un botolo mica male!
2 Compra un calendario
Scrivi i tuoi compiti più importanti e le cose da fare su un calendario. Sarà facile visualizzare come impieghi il tuo tempo.
3 Elimina tutte le distrazioni!
Elimina tutte le distrazioni. A partire da smartphone, email e le 25 pagine internet che hai aperto istericamente. Se vuoi essere produttivo, è necessario non lasciarsi distrarre. E’ evidente, eppure il motivo principale per cui la tua produttività è pari ai tempi di riproduzione dei Panda in cattività, sono le distrazioni. Se lavori al computer come la maggior parte della persone, sei costantemente tentato di controllare la tua pagina Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Pinterest, a scambiarti emoticon su Whatsapp e navigare in internet. Senza contare i disturbi “umani”: la telefonata del fornitore chiaccherone, il collega logorroico, il problema improvviso che interrompe ciò che stai facendo. Eppure, amico mio, se è il momento di lavorare su una cosa, devi lavorare solo su quella! Rimuovi le distrazioni se vuoi essere concentrato e produttivo, metti il silenzioso al telefono, chiudi le applicazioni isolati, appenditi un cartello “non disturbare” e fai sì che venga rispettato come le Tavole della Legge!
4 Impara le scorciatoie da tastiera
Trucchetto veloce veloce ma che ti può fare risparmiare una miriade di tempo: tieni le dita sui tasti ed usa il meno possibile il mouse. A questo link trovi una lista delle più importanti: imparale ieri 😉
5 Appassionati!
Non ci sono storie, se non ti appassioni a quello che stai facendo, non potrai mai raggiungere livelli eccelsi di produttività. Ecco un segreto a portata di mano: se vuoi essere iper-produttivo devi essere totalmente immerso in ciò che stai facendo, devi vivere la magica sensazione di essere “nel flusso”. Per fare questo non c’è altra strada che amare e provare interesse per ciò che stai facendo. Nessuno strumento, nessun sistema, nessun premio e nessuna quantità di pressione possono eguagliare la spinta che si ottiene semplicemente dall’essere felici del lavoro che si sta svolgendo.
6 Dormi!
Quando si lavora troppo, il sonno può diventare un ricordo a lungo perduto. Tuttavia, è importante dormire a sufficienza per far sì che le ore di lavoro siano le più produttive possibili.
Clicca qui per scoprire come dormire bene: 12 consigli per dormire come un pupo!
7 Il 20% dello sforzo dà l’80% dei risultati
Ho parlato in altre occasioni del principio di Pareto e della regola 80/20: l’80% dei risultati che ottieni è dato dal 20% delle cose che fai. Questa proporzione statistica agisce in tutti i settori della vita: il 20% dei criminali commette l’80% dei reati, il 20% dei conducenti causa l’80% degli incidenti che stanno coinvolti, e solo il 20% delle cose che leggi ti tornano davvero utili. Capisci perché applicare il il principio di Pareto può essere utile sia nella tua vita professionale che nella vita quotidiana? Se applichi il principio di Pareto, cerchi di individuare il 20% di attività che producono l’80% dei tuoi risultati, eliminando le altre: in altre parole stai costantemente attento ad essere più produttivo!
8 No perditempo
Evita perditempo, perdite di tempo e perdi giorno. Limita le chat, i videogiochi, la tv e quel tuo collega chiaccherone.
9 Prima il dovere, poi il piacere!
Più o meno tutti noi, di fronte alle cose da fare, preferiamo prima concentrarci su quelle che ci piacciono e lasciare indietro quelle che non ci piacciono, che ci mettono a disagio e ci creano ansia. Il risultato è che le facciamo svogliatamente, male e le trasciniamo per le lunghe. Eppure, se vuoi essere davvero produttivo, dovresti partire proprio da queste ultime. Lo diceva sempre la nonna: prima il dovere, poi il piacere! Comincia sempre con le attività più rognose. Il restò sarà tutto in discesa.
10 Incomincia!
A volte ci si trova di fronte a certi compiti totalmente paralizzati, ci sembrano troppo difficili, o ingrati, e li guardiamo, li osserviamo, cerchiamo di misurarli, con il risultato che restano sempre lì, a guardarci facendoci sentire in colpa. Anche in questo caso, in realtà, il trucco è a portata di mano: basta iniziare. Spesso, partire è la parte più difficile. Una volta partiti, è facile trovare il giusto ritmo.
11 Comprendi il tuo bioritmo!
Ogni persona ha un momento nella giornata in cui è più produttiva degli altri. Se sai che dopo pranzo tendenzialmente hai un’oretta di intorpidimento e sonnolenza, forse non è un buon momento per fissare quella riunione importante. Allo stesso modo, se sai che le prime ore del mattino sono quelle nelle quali sei più produttivo, quello è un buon momento per dedicarti alle attività più importanti.
12 Scrivi una to-do list
Scrivi ogni giorno una to do-list. E’ un buon modo per ottimizzare il tuo tempo ed aumentare la tua produttività. Pensare di tenere tutto a mente, è un po’ utopico. Le attività sono tante, la mente passa da un pensiero ad un altro ed il rischio è quello di perdersi per strada qualche attività. Tenere traccia scritta ti permette di non dimenticare le cose, di avere una panoramica delle proprie incombenze e di liberare la propria mente per orientarla a pensieri più produttivi e creativi.
13 Scandisci i tempi
Avere in mente il tempo che dedichi ad ogni attività è importante per non perdere di vista le altre cose da fare. A volte rischi di concentrarti troppo su un solo compito, trascurando gli altri. Potresti provare a dedicare lotti di tempo preassegnati ad ogni attività: ad esempio 30 minuti l’una.
14 Organizzati!
I mucchi di carta intorno alla scrivania sono un enorme ostacolo alla produttività. Essere organizzati e liberarsi delle cose inutili può ridurre l’ansia e lo stress, aumentando di conseguenza la produttività. Avere meno disordine, inoltre può aiutarti a pensare in modo più chiaro e sprecare meno tempo nella ricerca di quel documento fuori posto. Ottimizza il tuo tempo organizzando l’ufficio.
15 Leggi!
Leggi Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose
di David Allen. E’ uno dei libri più importanti su produttività che potresti leggere.
di David Allen. E’ uno dei libri più importanti su produttività che potresti leggere.16 Outsourcing (o, in altri termini, delega)
Se puoi evitare di fare una cosa non importante, evita di farlo. Non sei un eroe. Non puoi fare tutto da solo. Tutti hanno bisogno di aiuto e non ci si dovrebbe mai caricare sulle spalle compiti troppo grandi. Ok, a volte chiedere aiuto è difficile, per mancanza di fiducia o per timidezza.
Per quanto riguarda il primo aspetto, se vuoi delegare, devi essere capace di fidarti di chi ti sta intorno. Non puoi affidare delle attività e poi monitorare, pressare e domandare. No, devi lasciare il giusto livello di autonomia. D’altra parte, non puoi semplicemente sbarazzarti delle attività ed attendere che facciano il loro corso. Devi seguirle il giusto, assicurandoti sempre di fornire tutte le risorse che possono essere utili al raggiungimento del risultato finale.
Per quanto riguarda il secondo punto, mettitelo in testa: nessuno viene di sua spontanea volontà ad aiutarti. Se sei troppo introverso per chiedere aiuto, allora molto probabilmente ti ritroverai a fare le cose da solo. O peggio: rischi di diventare lo sguattero di qualcun altro solo perché sei troppo timido per parlare.
17 Spegni la tv! (per gli amici che vivono nel 1988)
Spegni il televisore e la tua produttività sarà al top. Ci sono un sacco di cose interessanti quando premi il telecomando: ma ricordati che stando sul divano è difficile realizzare i propri sogni. Un po’ di relax è importante ed aiuta a ricaricare le pile, ma è importante dosare. Un’oretta di TV al giorno è più che sufficiente. Prova ad immaginare quanto la tua produttività può aumentare sostituendo le ore passate a guardare la TV con attività più produttive.
18 50-30-20
E’ un po’ difficile, ma provarci sicuramente può aiutarti. Spendi il 50% del tuo tempo su attività che portano avanti obiettivi di lungo termine, il 30% in attività che portano avanti quelli di medio termine, ed il restante 20% alle cose che interessano obiettivi di breve termine.
19 Lavati meno! (tempo)
No, non dico di lavarti una volta alla settimana. Dico di impiegare meno tempo a lavarti. Fai docce più brevi. Può sembrare sciocco, ma in realtà si può perdere davvero un sacco di tempo sotto la doccia.
20 Impara a dire “No”
Non puoi fare tutto e quindi devi imparare quando dire no al fine di salvare la tua sanità mentale. Per tutta la giornata, la gente inevitabilmente ti interrompe per ottenere il tua aiuto su qualcosa. È più facile dire di sì, naturalmente, ma è controproducente. Imparare a dire di no più spesso ti permette di proteggere il tuo tempo per le attività più importanti.
21 Meno informazioni!
Uno dei problemi della “logorante vita moderna” è che sei bombardato di informazioni. Internet, tv, radio, cellulare, giornali, persone….è facile arrivare all’overdose. Ed i sintomi sono simili: disturbi del sonno, attenzione distratta, produttività ridotta e reazioni differite. Il nostro cervello non è fatto per un tale sovraccarico. Vuoi risolvere il problema alla radice? Mettiti a dieta di informazioni. Hai davvero bisogno di tutte le e-mail, blog, giornali e riviste che leggi ogni giorno? Hai veramente bisogno di passare così tanto tempo a guardare Facebook o la TV? Cerca di eliminare le informazioni inutili per almeno una settimana, e verifica quanto aumenta la tua produttività.
22 Svegliati presto!
Chiedi a qualsiasi persona di successo a che ora si sveglia ed è probabile che sia mattiniero. E’ semplice: il mattino non ci sono distrazioni, e questo aiuta a mettere a fuoco le priorità. Invece di precipitarti fuori di casa ogni mattina già in ritardo, avrai più tempo per fare cose che altrimenti saresti troppo distratto per fare durante il giorno. Puoi leggere ogni mattina o fare esercizio o, semplicemente goderti i tuoi cari.
23 Rispetta i tempi
Tieni a mente la legge di Parkinson: “il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento”, che significa, in parole povere: se hai bisogno di scrivere una lettera tra una settimana, ci vorrà una settimana per scrivere la lettera. Soprattutto se si tratta di qualcosa che non ti piace o non vuoi fare. Avere scadenze rigide ti metterà sulla strada giusta per rispettare le scadenze.
24 Obiettivi!
Senza obiettivi, non sarai mai veramente motivato a fare le cose. Poniti degli obiettivi efficaci e motivanti e svolgi le attività che ti aiutano a raggiungerli. La tua produttività cambierà drasticamente.
25 Sfidati
Cerca sempre di battere la persona che eri il giorno prima. Tieni traccia dei tuoi risultati e lavora ogni singolo giorno per essere un individuo altamente produttivo. Osserva come i piccoli cambiamenti quotidiani trasformano la tua vita. La produttività è la combinazione di metodo e disciplina. Per questo è importante ogni giorno mettersi alla prova
26 Lascia perdere il multitasking!
A lungo ci siamo cullati credendo che il multitasking potesse essere la soluzione alla nostra cronica mancanza di tempo. Ma la verità è che il multitasking non funziona. Dal momento che per svolgere davvero in un compito occorre tempo e concentrazione, con il multitasking si finisce per lavorare peggio e più lentamente di quanto faremmo dedicando tempo sufficiente per ogni attività. Lavorare in multitasking è un attentato alla produttività. Tranne che in casi particolari (quando si fa una delle due attività in automatico, ad esempio, camminare e parlare), evitalo.
27 Dai priorità
Assegnare priorità, consente di finire i compiti più importanti nel corso della giornata. Come suggerisce Stephen Covey ne I sette pilastri del successo
, “metti prima le cose grandi”. Comincia dai sassi grandi, quindi passa a sassolini, rocce e sabbia. Capita la metafora?
, “metti prima le cose grandi”. Comincia dai sassi grandi, quindi passa a sassolini, rocce e sabbia. Capita la metafora?28 Completa le attività “a lotti”
Cerca di svolgere le attività similari nello stesso momente. Invece di diffondere dati e reporting per tutta la settimana, imposta un blocco di tempo per fare il tutto in una sola volta. Oppure organizza un set incontri con i colleghi in un dato momento. O ancora ritaglia un’ora al giorno per rispondere a tutti i messaggi in entrata.
29 Individua le milestones
Quali sono le cose davvero importanti nella lista infinita di compiti che hai davanti? Concentrarti su due o tre compiti principali, e dopo affronta il resto. E’ una semplice ma potente abitudine che può davvero aumentare la tua produttività in un breve periodo di tempo.
30 Fai di meno
E’ un aspetto legato al precedente. Non pensare che ridurre il carico di lavoro sia un male per la produttività. Facendo meno, in realtà, puoi porre più focus e più energia su ciò che è davvero importante. E ‘meglio fare meno e meglio, piuttosto che fare un sacco di cose senza troppa convinzione.
31 Tecnica del Pomodoro
Questo metodo di gestione del tempo è stato sviluppato da Francesco Cirillo. Deve il suo nome dai timer a forma a pomodoro da cucina. La tecnica si basa sul principio di lavorare su un particolare compito per 25 minuti senza interruzione. Dopo di che, si dovrebbe assolutamente fare una pausa. Ma come funziona realmente? Trova un’attività da fare e mettiti sotto per 25 minuti senza alcuna distrazione fino a quando non senti il segnale dal timer. Quindi riposa per 5 minuti e riavvia il timer.
32 Pianifica!
Se spendi solo 15 minuti prima di andare a letto la sera per pensare alle cose da fare il giorno dopo, sarai un rullo compressore.
33 Lascia l’ufficio per pranzo
Uscire del tua ambiente di lavoro per pranzo può alleviare i livelli di stress, accelerare la tua creatività e aiutarti a rimettere a fuoco priorità e obiettivi per la seconda parte della giornata.
34 Non essere risucchiato in riunioni inutili
Il tempo è la moneta più importante nella vostra vita. Anche se puoi essere tentato di incontrarti con il maggior numero di persone per incrementare il tuo network, il tempo passato alla scrivania è estremamente prezioso. Sapere quali incontri rifiutare è molto importante. Se il tuo capo vuole avere un incontro one-to-one, allora è ovviamente molto importante. Tuttavia, partecipare a una riunione che discute se usare il carattere Times New Roman o Georgia nella newsletter aziendale non è altrettanto importante. Nel mio lavoro, ricevo richieste di incontri per tutto il tempo. Questo è il motivo per cui ho iniziato a riservare dei giorni della settimana per le riunioni e il resto del tempo per concentrarmi sui miei compiti principali.
35 Sfrutta la tecnologia
Ci sono un sacco di tecnologia che possono aiutarti a organizzare la tua vita ed il tuo tempo in modo efficace. Eccone un paio che puoi provare
Boomerang è un’applicazione che funziona con Gmail per aiutarti a prendere il controllo della tua casella di posta. La caratteristica principale di questo strumento è la possibilità di programmare la data e l’ora esatta per inviare una e-mail. Si può anche programmare una mail affinché torni in cima alla tua posta in entrata se non si ottiene una risposta entro un determinato periodo di tempo
RescueTime funziona in background sul tuo computer per monitorare la quantità di tempo speso per applicazioni e siti web. Alla fine della settimana (o qualsiasi lasso di tempo preferisci) ti fornisce un rapporto dettagliato che ti illustra come hai speso il tuo tempo.
Evernote è un blocco note digitale. Si sincronizza via cloud rendendo possibile accedere alle note dal computer o cellulari. È inoltre possibile salvare immagini, pdf, pagine web ed organizzarli per cartelle e categorie.
36 Fai Esercizio
L’esercizio fisico è importante non solo per il corpo, ma anche per il tuo benessere mentale. Fare esercizio riduce gli ormoni dello stress e aumenta i fattori di crescita nel cervello necessari per le nuove connessioni neuronali.
37 Mangia
Il cibo che mangi è estremamente importante per essere produttivo al lavoro. Tra mangiare un Kit Kat e un po’ di frutta e noci – cosa pensi ti darà l’energia necessaria per lavorare tutto il pomeriggio? Il cibo spazzatura non impatta solo sul tuo peso. Diminuisce anche la tua produttività ed energia.
38 Smetti di controllare la posta elettronica
Non c’è motivo per controllare la posta elettronica ogni cinque minuti. Riduci il numero di volte in cui controlli la posta per restare concentrato sul lavoro, limitando le distrazioni.
39 Chiediti se è importante
Trovare cose da fare non è difficile. E’ difficile è concentrarsi sulle attività che ti consentono di ottenere il maggior numero di risultati.
40 Proteggi il tuo tempo
Abbiamo tutti vissuto quei giorni che volano tra una riunione e l’altra, telefonate varie ed interruzioni. La cosa più frustrante, alla fine della giornata, è quando ci rendiamo conto che non abbiamo effettivamente concluso niente. Per evitare tutto questo è importante mantenere i tuoi momenti più produttivi per te stesso e, se possibile, ritagliarsi dei giorni totalmente liberi dalle interruzioni.